Tujuan Posisi
Posisi HRGA Admin bertujuan untuk memastikan kelancaran operasional organisasi melalui pengelolaan fungsi General Affairs dan Human Resources. Peran ini mendukung efektivitas kerja kantor, menjaga ketersediaan logistik dan fasilitas, serta memastikan administrasi karyawan dikelola secara rapi, akurat, dan sesuai kebijakan.
Tugas & Tanggung Jawab
- Memastikan seluruh proses operasional GA berjalan lancar, mendukung aktivitas kantor, serta bersinergi dengan seluruh fungsi YBTS.
- Mengatur logistik acara (penerbangan, hotel, ruang pertemuan, transportasi, konsumsi, dan perlengkapan).
- Menyusun kebutuhan logistik minimal 1 bulan sebelum acara.
- Menyusun laporan biaya/logistik kegiatan secara tepat waktu.
- Melakukan pencatatan, pemeliharaan, serta pengendalian aset kantor (laptop, printer, kendaraan, dll).
- Menyusun laporan inventarisasi aset secara periodik.
- Memastikan operasional perangkat kantor (printer, scanner, internet, telepon, dll.) berjalan baik.
- Berkoordinasi dengan pihak internal/eksternal untuk penanganan masalah teknis.
- Mengelola hubungan dengan vendor dan penyedia jasa (kebersihan, keamanan, ATK, transportasi, dll).
- Memastikan layanan vendor sesuai kontrak dan kebutuhan organisasi.
- Menentukan vendor pengiriman dengan biaya efektif.
- Mengatur dan memastikan pengiriman tepat waktu ke TFO maupun mitra kerja.
- Membantu memperbarui SOP terkait logistik, fasilitas, dan administrasi umum.
- Mengusulkan perbaikan prosedur bila diperlukan.
- Berkoordinasi dengan Tim General Admin, Procurement, dan ICT di Ewindo untuk peningkatan sistem kerja dan penyelarasan kebijakan.
- Membantu HRBP Coordinator dalam pengelolaan data karyawan dan pengarsipan dokumen personalia.
- Menyusun, meninjau, dan mengarsip kontrak karyawan, konsultan, serta vendor sesuai ketentuan yang berlaku.
- Memelihara database karyawan (data personal, status kontrak, cuti, absensi, pelatihan, dll).
- Mendukung proses orientasi karyawan baru (persiapan kontrak, dokumen, peralatan kerja).
- Membantu penyelesaian administrasi karyawan resign (pengembalian aset, penutupan akses, dsb).
- Mengelola pencatatan absensi, cuti, izin karyawan.
- Memastikan data kehadiran selalu terupdate dan diinformasikan ke HRBP Coordinator.
- Membantu proses rekrutmen (pengumuman lowongan, administrasi kandidat, penjadwalan wawancara).
- Menangani korespondensi dengan kandidat, mengelola CV dan dokumen lamaran.
- Melakukan reference check atau background check bila diperlukan.
- Mendukung komunikasi internal antara karyawan dan manajemen.
- Membantu pelaksanaan kegiatan internal HR (employee gathering, training, sosialisasi kebijakan).
- Melaksanakan pekerjaan lain yang diberikan oleh atasan langsung secara profesional.
- Menyusun laporan mingguan/bulanan terkait aktivitas HR & GA.
- Mendukung pengembangan budaya kerja yang sesuai dengan nilai-nilai YBTS.
Keterampilan & Persyaratan
- Pendidikan minimal D3/S1 (Manajemen, Administrasi, HR, atau bidang terkait).
- Memiliki pengalaman kerja di bidang HR/GA minimal 1 tahun (lebih diutamakan).
- Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) & sistem administrasi.
- Mampu bekerja secara rapi, teliti, multitasking, dan terorganisir.
- Memiliki kemampuan komunikasi yang baik serta mampu bekerja sama dengan tim
Daftar
Bagi yang berminat, silakan isi form melalui: https://bit.ly/LamaranYBTS. Hanya kandidat yang memenuhi kualifikasi yang akan dihubungi dan diproses lebih lanjut.
